ERP ecommerce : Un indispensable

Très souvent la vente en ligne est un canal complémentaire des magasins physiques déjà existants. La gestion des commandes web s’ajoute à celles des autres points de vente. La liaison progiciel/solution e-commerce est alors essentielle si vous souhaitez avoir des stocks et des prix à jour sur votre site ou diffuser vos produits sur les places de marché comme Amazon.

D’autant que chaque activité, et donc chaque site, a ses spécificités. Les demandes et besoins ne seront pas les mêmes selon votre public (B2B, B2C), les cycles d’achat de vos produits, la stratégie commerciale etc...

C'est donc dans le besoin de centraliser toutes les donées que l'Erp répond présent.

Qu’est-ce qu’un ERP ?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) est un progiciel dédié à la gestion de votre entreprise qui peut intégrer différentes fonctionnalités ou modules :

• Gestion commerciale
• Comptabilité
• Gestion des stocks
• Paie
• Ressources humaines
• Relation client.
• Gestion synchronisé des prix produit

Relier son ERP à un site e-commerce vous permet de synchroniser les données de votre base de données Web (ex : articles, stocks, clients, tarifs, commandes etc..) avec le reste des flux de données de votre entreprise. Ainsi grâce à ce système, vous pouvez relier les données de votre magasin physique avec votre e-commerce et obtenir une vision globale de votre business de manière centralisée. La liaison entre les flux de données peut être réalisée par échanges automatisés de fichiers (ex : .csv ou .xml) ou par interrogation en temps réel de la base de données de l’ERP depuis le site e-commerce.

Les principaux avantages de synchroniser un ERP à votre e-commerce

1/ Un gain de temps essentiel pour développer votre activité. Vous évitez les ressaisies, notamment grâce à l’exportation du catalogue et l’intégration automatique des commandes et nouvelles fiches clients.

2/ Une maîtrise des données qui sera centralisée et sécurisée. La gestion du catalogue se fera directement dans l’ERP et vous éviterez ainsi les erreurs et les doublons. Vous pourrez aussi mener des actions groupées d’ajout, modification, suppression, par exemple sur les données personnelles de vos clients.

3/ Une mise à disposition de données en temps réel et fiable avec des stocks à jour, les achats de matière premières, des tarifs actualisés et personnalisés par client et un suivi des commandes.

4/ Une unification des canaux de vente (omnicanal) en une solution où se concentrent vos différentes boutiques, rentabilité de vos actions marketing, vos stocks en temps réels, vos tarifs, vos clients, leurs coordonnées ainsi que les historiques de commandes.

5/ L’ouverture vers de nouveaux services automatisés tels que le clic and collect, la e-réservation ou la dématérialisation des factures.

Pourquoi connecter votre e-commerce à un Erp ?

Les raisons de relier votre logiciel de gestion commerciale avec le CMS de votre e-commerce sont nombreuses dès le tout début de votre activité multi-canaux notamment pour éviter les risques d'erreurs liées à des ressaisies multiples.

Très vite, le recours à un interfaçage entre un CMS e-commerce type Prestashop et un ERP (type Prestashop ERP) apparaît comme la solution indispensable. Et la seule de nature à fluidifier et à sécuriser les échanges de données entre les différents points d'entrée ( E-commerce, boutique « terrestre », place de marché etc) et l'ERP (et ses dérivés) qui assurera la fluidification des flux d'information et leur synthèse.

Stock, inventaire et fiches produits

Comment votre logiciel e-commerce gère-t-il son référentiel produits et ses stocks ?

Si vous disposez d’un ERP, celui-ci contient les informations brutes du produit. Selon la taille de votre catalogue et les évolutions du site, la mise en place d’un PIM permettra la gestion de fiches produits plus détaillées. Le PIM devient alors le centre de l’information produit.

Pour assurer le bon échange des données, l’interfaçage PIM/solution e-commerce est essentielle. Selon votre structure, vous pourrez également interconnecter le PIM avec l’ERP, mais il semble préférable de garder un référent prioritaire pour l’ensemble de vos logiciels.

La gestion de l’inventaire est un point sensible. Si vous ne possédez pas de stock produits dédié à la vente on-line, la synchronisation entre les stocks physiques et web est essentielle. L’ERP permet de centraliser l’ensemble de ces données (site et hors site) pour une meilleure vue d’ensemble des stocks, géré en temps réel. Si vous diffusez vos produits sur des places de marché comme Amazon, la mise à jour régulière (idéalement plusieurs fois par jour) est capitale pour ne pas se retrouver avec des commandes ne pouvant être honorées faute de stock physique.

Le flux de commandes, les livraisons et les factures

Si vous avez une boutique « terrestre », la mise en place d'un canal de vente via internet conduira à devoir gérer des commandes et des expéditions. Or si un CMS comme Prestashop s'acquitte très bien de la gestion des commandes, il ne s'agit pas de sa fonction principale. De plus, quand les portes d'entrée des commandes sont diversifiées, se pose la question de la cohérence des numéros de commande (et par conséquent des bons de livraison et des factures). Et seule une connexion en temps réel entre le CMS utilisé pour gérer votre boutique et votre ERP garantira cette cohérence et vous permettra de n'utiliser qu'un seul référentiel pour les numéros des pièces.

Si votre activité est plutôt orientée B to C, vous allez gérer via votre ERP des clients identifiés qui bénéficient parfois de conditions de paiement spécifiques. Or ces clients sont souvent « multi-canaux ». Commandant un jour directement à un commercial itinérant, une autre fois par téléphone et à une autre occasion encore via le site de e-commerce. Il importe aussi que ses conditions de paiement (au même titre que l'ensemble des informations le concernant) soient les mêmes sur l'ensemble des systèmes de prise de commande. Un connecteur comme le e-connecteur de Vaisonet assurera la liaison entre votre CMS de e-commerce et votre ERP et prendra en charge la synchronisation des conditions commerciales spécifiques.

La mise à jour des prix

Autant certaines entreprises commercialisent des produits dont les prix ne varient pas en cours d'année ou de saison, autant d'autres sont confrontées à des prix variant de manière très fréquente voire quotidienne.

Il existe plusieurs solutions pour mettre en place cette gestion des prix, qui s’avère complexe à cause des volumes à générer et à traiter lors des appels de base.

• Importer régulièrement les prix et laisser le site web répondre aux requêtes client. Si cette solution est performante en termes de requêtes, elle reste asynchrone puisque les prix ou la donnée client ne seront pas forcément à jour lors de la commande.
• Intégrer l’intelligence de l’ERP directement dans le site e-commerce permet au site de déterminer seul les prix. Outre le manque de contrôle sur ces prix, les risques d’erreur sont importants, le développement cher et la maintenance difficile à assurer.
• Interfacer l’ERP et la solution e-commerce reste le moyen le plus simple de fournir des prix publics et privés ; le site marchand vient interroger l’ERP pour les prix et ceux-ci sont donnés sans risque d’être obsolètes. Une grande attention doit être accordée à ce webservice, qui peut solliciter de façon intense le serveur.

Ils témoignent de l’efficacité de la solution PrestaShop liée à un ERP pour leur e-commerce BtoB

M. Bonneval, CSO Dimetel :

« Nous avons migré notre site e-commerce d’Oxatis vers PrestaShop. Grâce à la grande souplesse de PrestaShop en Open-Source, nous avons pu créer une réelle interface de vente BtoB adaptée spécifiquement aux besoins de notre métier et parfaitement interfacée avec notre Gestion commerciale Sage.

Le connecteur XY-Connect et la maîtrise technique des solutions PrestaShop et Sage par WebXY nous ont permis de récupérer nos nombreuses données simplement et efficacement. Nous avons ainsi pu mettre en ligne notre nouveau site PrestaShop sans aucune rupture de service pour nos clients en leur faisant bénéficier de nombreuses fonctionnalités et automatisations supplémentaires. »

Laurent Desmarest, CEO Misterwatch :

« Nous avons trouvé avec WebXY le partenaire qui nous permet d’offrir à nos clients via notre site des prestations uniques dans notre profession. De nombreuses spécificités ont été développées sur mesure par une équipe de professionnels parfaitement à l’aise avec Sage et PrestaShop. L’analyse fine de nos demandes permet d’encore mieux coller à nos idées.Et les résultats sont au rendez-vous, car nos clients professionnels sont ravis de pouvoir travailler aussi facilement avec nous via notre site BtoB. »