Six conseils pour gérer vos approvisionnements

Si vous êtes propriétaire d’un commerce en ligne de vente de produits, il est possible que vous soyez contraint de gérer du stock. À moins de vendre des biens immatériels, du service, ou d’avoir monté une entreprise de dropshipping, vous êtes en effet obligé de stocker les produits que vous envoyez à vos clients. 

La rentabilité d’une entreprise dépend en partie d’une gestion optimisée de ses stocks, et par conséquent de ses approvisionnements de produits et/ou matières premières. Comment organiser intelligemment les approvisionnements de votre entreprise ? Voici 6 conseils avisés pour gérer au mieux votre activité et éviter de surstocker. 

Qu’est-ce que la gestion des approvisionnements ?

La gestion des approvisionnements est une fonction logistique essentielle d’une entreprise. Elle correspond en effet à la phase d’achat de marchandises, suivie de celle d’entreposage avant revente.

À quoi la phase d’approvisionnement sert-elle ? Elle permet à l’entreprise de disposer de tous les biens nécessaires à son fonctionnement :

• pièces ;
• marchandises ;
• matières premières ;
• marchandises, etc.

Les produits approvisionnés sont ensuite :

• transformés ;
• et/ou stockés.

L’étape qui suit l’approvisionnement est celle de la revente.

Pourquoi est-il important de bien gérer ses approvisionnements ?

La phase d’approvisionnement ne se résume pas au simple acheminement des produits. Sa gestion suppose en effet que vous ayez négocié les prix des produits en amont. Depuis cette négociation jusqu’à l’écoulement des stocks, la gestion de l’approvisionnement est par conséquent un long processus.

Quelles que soient la taille et la nature de votre entreprise, vous serez amené dans la plupart des cas à gérer des approvisionnements. Ces derniers ont ainsi un impact réel sur la rentabilité de votre activité en ligne.

Quelles peuvent être les conséquences d’une mauvaise gestion des stocks ? Dans le secteur de la restauration, une commande trop importante de denrées périssables entraîne nécessairement d’importantes pertes financières. 

À contrario, si vous n’avez pas suffisamment anticipé le succès d’un produit, il se peut que vous vous retrouviez en rupture de stock. Une fois encore, ce mauvais calcul représente une importante perte d’argent. 

Vous l’aurez compris, la gestion des approvisionnements est par conséquent au cœur de la stratégie financière de votre entreprise e-commerce. Pour plus de rentabilité, vous devez rationnaliser vos actions.

Optimiser la gestion de vos approvisionnements : 6 conseils

1. Choisir la bonne stratégie

Il est important de vous tourner vers une stratégie d’approvisionnement adaptée à vos besoins et à votre fonctionnement. Aucune méthode n’est meilleure qu’une autre. Sachez identifier celle qui correspond le mieux à votre entreprise.

Voici plusieurs exemples de stratégies reposant sur du factuel, qui peuvent tout à fait cohabiter :

• la méthode calendaire : Vous commandez à une date précise et adaptez votre commande en fonction de vos besoins au moment M, en fonction des ventes réalisées à la même période, l’année précédente ;
• la méthode juste-à-temps (JAT) : Dans ce cas, vous n’anticipez pas. Vous commandez en effet en fonction de la demande. Ce fonctionnement vous permet de ne pas gaspiller. En revanche, la stratégie JAT impose d’être en relation avec des prestataires particulièrement réactifs ;
• la méthode Kanban : Vous fonctionnez ici en flux tirés. Vous disposez d’un stock minimum en-deçà duquel vous ne descendez pas. Vous effectuez ensuite progressivement vos achats en fonction des commandes déjà écoulées. Vous diminuez ainsi les coûts de production, mais également les coûts de stockage. La traçabilité des produits est par ailleurs optimale ;
• la méthode point de commande : Vous vous appuyez de nouveau sur un stock minimum. Dès que ce seuil est atteint, vous déclenchez automatiquement un approvisionnement. Le surstockage est alors impossible.

Vos stratégies d’approvisionnement peuvent également reposer sur des analyses et des calculs :

• la méthode empirique : Elle s’appuie sur les volumes de commandes de l’année précédente, afin de déterminer le niveau d’approvisionnement dont votre entreprise a besoin ;
• la méthode prévisionnelle : Il s’agit de la méthode empirique, à laquelle vous joignez des analyses concurrentielles et des études de marché, afin d’affiner vos besoins pour l’année à venir. 

2. Maîtriser chaque étape du processus d’approvisionnement

Pour approvisionner correctement votre entreprise, vous devez déjà avoir en tête les différentes étapes du processus, et les maîtriser. Il en existe sept :

• la planification des achats : Afin de savoir ce que votre entreprise doit commander, vous devez dans un premier temps évaluer vos besoins internes et externes ;
• la recherche de fournisseurs : La rentabilité de votre affaire dépend en grande partie de la qualité de vos fournisseurs. Étant situés en haut de la chaîne, ils peuvent contribuer à votre réussite comme à votre perte. Entourez-vous par conséquent de prestataires réactifs, fiables et aux tarifs compétitifs. La relation doit néanmoins permettre à chacun d’y trouver son compte ;
• le passage de commande : Il s’agit là de comparer les différentes offres, afin de négocier au mieux le prix des marchandises avec le fournisseur que vous aurez choisi. Vous déterminez également les modalités de production et de livraison ;
• la production des stocks : Le contrat est signé, la commande est passée. Le fournisseur peut lancer la production des produits. Il ne vous reste plus qu’à patienter ! ;
• la livraison des produits : Cette étape du processus d’approvisionnement est déterminante. Il ne faut pas uniquement vous contenter d’empiler les cartons dans votre lieu de stockage. Veillez à vérifier la quantité et la qualité, au regard du bon de commande ;
• le bilan du processus d’approvisionnement : Une fois que la livraison est effectuée, votre comptable met la facture en paiement. Cette étape est aussi l’occasion de faire le bilan de la procédure. Êtes-vous satisfait de la commande, de la livraison ? Il est essentiel d’analyser les performances et de poursuivre les négociations avec les fournisseurs, afin d’améliorer les conditions de production, de livraison et ajuster éventuellement l’offre ;
• la mise à jour comptable : Lorsque l’opération d’approvisionnement est enregistrée au sein de la comptabilité, vous évitez les écarts de stocks et facilitez les inspections trimestrielles.

3. Mettre à jour votre base de données fournisseurs

Cette action est particulièrement bienvenue pour assurer les approvisionnements en période de pénurie. Vous êtes en effet au fait des évolutions des prix dans le temps et anticipez les éventuels changements de fournisseurs par famille de produits.

Vous devez toujours avoir des “fournisseurs de secours”, dans le but de pouvoir remplacer votre fournisseur actuel, quelle qu’en soit la raison.

4. Définir des articles de substitution

Grâce aux articles de remplacement, vous êtes en mesure de gérer au plus vite les éventuelles ruptures de stock. 

5. Analyser les tendances de la demande

En fonction de l’évolution du comportement de votre cible, il est possible que le volume de demandes change en conséquence. Il se peut par exemple que les attentes soient plus fortes à une certaine période de l’année, ou qu’un produit rencontre davantage de succès en raison du contexte économique, sanitaire ou social.

Prenez par conséquent le temps d’effectuer une étude de marché.

6. Utiliser un logiciel de gestion des stocks

Un logiciel de gestion des stocks omnicanal vous permet de réaliser de nombreuses opérations :

• gestion par catégorie ;
• premier entré, premier sorti ;
• micro-audit de stocks, etc.

Avec PrestaShop, vous pouvez intégrer un module de gestion des stocks à votre boutique en ligne. Vous pourrez ainsi plus facilement gérer les quantités de stocks, leur répartition, vos prix, etc.

La gestion des approvisionnements demande une attention particulière. Ne soyez ni trop gourmand ni trop frileux. Soyez surtout professionnel et rigoureux. En suivant l’ensemble des conseils donnés, vous saurez comment aborder la problématique des stocks avec un regard affûté.

Pour vous aider à écouler vos stocks, pensez à travailler votre référencement pour améliorer votre visibilité. Confiez la gestion de votre stratégie SEO ou SEA à une agence spécialisée.