Comment maîtriser les coûts de votre boutique en ligne pour en assurer la rentabilité

Calculer le coût total de possession (TCO) de sa boutique en ligne ne se limite pas au prix de la plateforme. Lors du webinaire organisé par PrestaShop et Marketing4eCommerce, trois experts du secteur ont partagé leur expérience de terrain pour aider les e-commerçants à anticiper les coûts réels et protéger leurs marges. Esteban Martín (Channel Manager de PrestaShop), Antonio Roldán (CEO d’INNPO) et Javier Galán (Directeur Général de B2B Group) en ont également profité pour détailler les postes de dépenses souvent sous-estimés et les stratégies pour optimiser la rentabilité.

Tous deux membres du Million Club PrestaShop, Antonio et Javier cumulent plus de quinze ans d’expérience dans la distribution et le e-commerce. En plus d’INNPO, Antonio gère aussi la boutique en ligne Bateriasonline.com, référence dans le domaine de l’accumulation d’énergie, des batteries et chargeurs. De son côté, Javier gère trois boutiques (20milproductos.com, Materialescolar.es et Productospersonalizados.es) totalisant 40 000 références et 4 entrepôts synchronisés via PrestaShop.

Open source vs SaaS : voir au-delà du prix d’entrée

La première distinction majeure concerne le modèle économique de la plateforme. Les solutions SaaS séduisent par leur rapidité de mise en œuvre, mais présentent des risques financiers à moyen terme.

Antonio Roldán et Javier Galán ont tous deux insisté sur les commissions variables qui s’ajoutent au chiffre d’affaires (entre 1,6 % et 1,7 % de frais supplémentaires). Des frais auxquels s’ajoutent les coûts des passerelles de paiement imposées, qui peuvent aller de 2 à 2,7 %. Au total, le coût financier peut atteindre 4 à 4,5 % des ventes avec des solutions SaaS.

PrestaShop, en tant que solution open source, offre une alternative avec des coûts prévisibles et amortissables. La liberté de choisir ses passerelles de paiement permet aussi d’optimiser les frais de transaction selon ses besoins : des différences qui peuvent être considérables sur des volumes importants.

Calculer son TCO sur 4 à 5 ans

Les trois intervenants recommandent d’évaluer le TCO sur un horizon de quatre à cinq ans minimum. Cette période permet de diluer les coûts initiaux d’implémentation et de comparer objectivement les modèles CAPEX (investissement initial) et OPEX (dépenses opérationnelles).

Le calcul doit intégrer l’ensemble des postes : développement initial, hébergement, modules et licences, maintenance évolutive, mais aussi les coûts indirects comme la conformité RGPD, la sécurité ou les traductions.

Pour ce faire, nos experts ont partagé une méthodologie pragmatique : additionner tous les coûts liés à l’ouverture et au maintien de la boutique, diviser par le chiffre d’affaires brut, puis multiplier par 100 pour obtenir un pourcentage. Cette approche permet de comparer différentes solutions sur une base commune et d’anticiper les évolutions budgétaires.

Optimiser sa logistique selon son catalogue

Au-delà de la plateforme, la logistique représente également un poste de dépense majeur. Javier Galán estime ses coûts de transport à environ 11 % du chiffre d’affaires. Antonio Roldán, qui commercialise des batteries et équipements énergétiques lourds, fait face à des coûts logistiques pouvant atteindre 20 à 30 %. Ces écarts significatifs illustrent l’importance d’adapter sa stratégie au type de produits vendus.

Les deux marchands ont développé des stratégies d’optimisation rigoureuses : limitation du stock à deux mois maximum, rotation moyenne de 10 à 15 jours, et algorithmes pour éliminer les références à faible rotation. Antonio Roldán complète ces actions par des baisses automatiques de prix pour liquider les produits obsolètes et réduit drastiquement les références avec un taux de retour élevé.

Optimiser ses coûts de marketing et d’acquisition

Le marketing représente le troisième pilier du TCO. Javier Galán recommande de maintenir les coûts d’acquisition en dessous de 8 % du chiffre d’affaires une fois la phase de lancement passée. Pour y parvenir, il mise sur le « cross selling » : sa troisième boutique B2B dédiée au merchandising s’adresse aux clients existants de ses deux autres sites.

Les deux entrepreneurs insistent sur l’importance d’évaluer le ROI de chaque outil avant de souscrire à de nouvelles licences. Adopter des fonctionnalités simplement « parce qu’elles existent », mais sans usage réel, érode les marges sans apporter de valeur.

Gestion de trésorerie : la priorité absolue

La gestion de trésorerie s’avère capitale pour évaluer le TCO. Javier Galán explique ainsi comment structurer un compte de résultat pour les sites e-commerce en distinguant clairement les coûts variables et fixes.

La priorité : maintenir un flux de trésorerie positif chaque mois. Pour ce faire, calculer la marge de contribution (ventes moins coûts variables : produit, logistique, financier) et s’assurer qu’elle couvre les coûts fixes est indispensable.

Antonio Roldán confirme cette approche en partageant son expérience : le compte de résultat doit être un document vivant, révisé toutes les deux semaines ou tous les mois, intégrant les variations saisonnières, les départs de personnel et les ajustements salariaux.

Ce qu’il faut retenir du webinaire

• Comparer les modèles open source et SaaS en allant au-delà du prix d’entrée, en intégrant les commissions variables et le coût réel des paiements.
• Calculer le TCO sur 4 à 5 ans, en additionnant tous les coûts (développement, hébergement, modules, maintenance, conformité, sécurité, traductions) pour obtenir une vision fiable du coût global.
• Utiliser une formule simple pour comparer les solutions : total des coûts / chiffre d’affaires brut × 100.
• Adapter la stratégie logistique à la nature du catalogue, car l’impact sur les marges varie fortement selon les produits.
• Optimiser le stock : rotation courte, seuil de deux mois maximum, suppression des références à faible rotation ou à fort taux de retour.
• Ajuster les prix pour liquider rapidement les produits obsolètes et maintenir une structure de catalogue rentable.
• Maintenir les coûts marketing et d’acquisition sous 8 % du CA après la phase de lancement, en exploitant le cross selling et la valeur du portefeuille client existant.
• Évaluer le ROI réel de chaque outil ou licence avant adoption ; ne jamais ajouter de fonctionnalités sans usage clair.
• Structurer un compte de résultat e-commerce en distinguant coûts fixes et coûts variables pour suivre la marge de contribution.
• Prioriser la trésorerie : maintenir un flux mensuel positif et réviser le compte de résultat toutes les deux semaines ou chaque mois.
• Retenir que la rentabilité ne dépend pas du chiffre d’affaires mais du contrôle rigoureux de tous les coûts : plateforme, logistique, marketing, catalogue, trésorerie.

Ce webinaire a rappelé une vérité fondamentale : le succès en e-commerce ne dépend pas seulement du chiffre d’affaires, mais d’une maîtrise rigoureuse de l’ensemble des coûts. Choisir une plateforme open source comme PrestaShop permet de conserver le contrôle sur les postes stratégiques (paiement, développement, évolutivité) et d’éviter les hausses unilatérales de tarifs. Optimiser la logistique, rationaliser le catalogue et surveiller la trésorerie au quotidien constituent les piliers d’une rentabilité durable. Pour les boutiques en ligne qui visent la croissance, ces principes déterminent la survie et le développement du projet.