Comment automatiser la comptabilité de votre e-commerce ?

Le succès de votre boutique en ligne engendre de multiples ventes et encaissements. Il augmente également le nombre de mouvements bancaires et d’écritures dans vos comptes. Par conséquent, tenir la comptabilité de votre e-commerce et contrôler votre trésorerie représente un véritable défi. Afin d’y répondre, le remplacement de votre fidèle tableau Excel par une solution de réconciliation bancaire s’avère indispensable. Découvrez les atouts et les fonctionnalités essentielles d’un outil de rapprochement bancaire.

Qu’est-ce que la réconciliation bancaire ?

La réconciliation bancaire, ou l’état de rapprochement bancaire, désigne un procédé comptable. Son objectif vise à vérifier à une date donnée que les écritures saisies dans le compte « 512 – Banque » de votre comptabilité correspondent aux mouvements du compte en banque de votre entreprise.

Pour réaliser cette opération, votre comptable effectue un contrôle croisé des documents comptables et des opérations bancaires. Ainsi, il s’assure que le solde du compte bancaire de votre entreprise et le solde du compte « 512 – Banque » dans la comptabilité coïncident.

S’il décèle la moindre différence entre ces deux soldes, il doit impérativement déterminer l’opération concernée et réajuster l’écriture dans la comptabilité.

Par conséquent, la réconciliation bancaire constitue une étape indispensable pour la gestion de la trésorerie de votre entreprise. Il vous permet de :

• Détecter des erreurs ou des omissions dans la saisie des documents comptables ;
• Identifier certains frais bancaires tels que des commissions de change ;
• Vérifier que les paiements et les encaissements correspondent aux factures.

Quel est l’intérêt du rapprochement bancaire automatique pour un e-commerçant ?

Face au nombre élevé d’opérations bancaires et comptables de votre boutique en ligne, opter pour un logiciel de réconciliation bancaire automatique s’avère indispensable. En effet, cette solution présente de réels atouts pour le contrôle de votre trésorerie et la tenue de la comptabilité de votre e-commerce.

Gagner du temps

Étape incontournable pour le pilotage de votre trésorerie, l’état de réconciliation bancaire n’en reste pas moins chronophage et fastidieux si vous l’effectuez manuellement dans un tableau Excel. En effet, chaque mouvement requiert un pointage minutieux.

Accaparé par la gestion de votre commerce électronique, les documents comptables s’accumulent sur votre bureau et vous finissez par prendre du retard dans le paiement de vos factures.

Avec une solution de rapprochement bancaire performante, vous pouvez gagner jusqu’à 4 heures chaque mois pour la tenue de votre comptabilité. Par conséquent, automatiser ce contrôle de vos comptes représente un réel enjeu pour votre commerce.

Ainsi, vous pouvez vous consacrer pleinement au développement de votre entreprise :

• Traitement des commandes de vos clients ;
• Recherche de nouveaux fournisseurs ;
• Gestion de votre boutique en ligne.

Réduire les risques d’erreurs

Sans la définition d’un processus de rapprochement bancaire efficace, vous vous exposez à des erreurs dans la saisie des écritures qui peuvent avoir de lourdes conséquences sur votre commerce en ligne :

• Double paiement d’une facture non encodée ;
• Relance d’un client qui a procédé au paiement ;
• Paiement d’un fournisseur au-delà de la date butoir.

D’autant que chaque erreur nuit à votre réputation et à votre relation commerciale avec vos clients et vos fournisseurs.

De plus, vous sécurisez la gestion de la trésorerie de votre entreprise grâce à l’automatisation de votre réconciliation bancaire, car vous identifiez les retards de paiement beaucoup plus rapidement.

Par ailleurs, la mise en place d’un état de rapprochement bancaire automatique réduit les risques de fraude sur vos encaissements, notamment les chèques sans provision si votre e-commerce accepte les paiements par chèque.

Quelles sont les fonctionnalités essentielles pour automatiser sa réconciliation bancaire ?

Pour répondre aux besoins de votre commerce en ligne, un logiciel de rapprochement bancaire doit impérativement inclure certaines fonctionnalités.

La collecte des justificatifs comptables

Pour effectuer automatiquement la réconciliation bancaire entre vos mouvements bancaires et vos factures fournisseurs et clients, plusieurs solutions s’offrent à vous :

• Télécharger vos documents comptables depuis votre interface client ;
• Transférer l’e-mail qui contient la facture pour que le logiciel l’importe et la traite de façon autonome.

Si vous souhaitez aller plus loin dans l’automatisation du pointage, tournez-vous vers des logiciels de rapprochement bancaire qui disposent d’un processus d’intégration tel que Zapier ou Integromat pour les coupler à votre logiciel de facturation. Ainsi, l’envoi de vos documents comptables s’effectue sans aucune intervention humaine.

L’identification de la TVA

La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) constitue un point sensible pour les entreprises, d’autant plus depuis l’entrée en vigueur dans l’Union européenne du paquet TVA du 1er juillet 2021 sur le commerce électronique.

Par conséquent, vous devez sélectionner un logiciel de réconciliation bancaire qui détecte automatiquement la TVA sur vos opérations pour faciliter le calcul de cette taxe et la tenue de votre comptabilité.

La classification des dépenses

Le contrôle régulier de vos postes de dépenses s’avère indispensable pour améliorer la rentabilité de votre entreprise. Par conséquent, choisissez un logiciel de rapprochement bancaire qui se base sur la définition de labels paramétrables pour effectuer la répartition de vos différents coûts.

L’échange d’informations entre le compte professionnel et le comptable

Votre expert-comptable doit impérativement disposer de données fiables et pertinentes pour enregistrer les écritures comptables et établir un état financier qui reflète la situation économique de votre entreprise.

En effet, c’est ce document comptable qui vous guide pour la gestion et la définition de la stratégie commerciale de votre boutique en ligne

C’est pourquoi privilégier une solution de rapprochement bancaire compatible avec le logiciel de votre cabinet comptable s’avère indispensable. Ainsi, les données transitent de façon automatique et chaque mouvement génère une écriture sans intervention humaine.

De plus, supprimer certaines tâches comptables vous donne des arguments solides pour négocier une réduction du coût de votre comptabilité.