Intégrer un catalogue en punch-out à votre site PrestaShop

Comprendre les enjeux du e-procurement

De quoi parle-t-on ?

Le e-procurement ou « approvisionnement en ligne » en français est la gestion centralisée des achats BtoB d’une entreprise sur une plateforme électronique. Cette dématérialisation des relations entre une entreprise et ses fournisseurs impacte à la fois :

• Le service achat qui définit les stratégies d’achats
• Les utilisateurs finaux qui passent commande pour répondre à leurs besoins
• L’approbateur qui valide les commandes
• Les services Finance et comptabilité qui gère les paiements

Les achats BtoB - on parle aussi de processus Procure to Pay (P2P) - peuvent être découpés en 3 phases : la sélection des produits sur le catalogue fourni par le fournisseur, l’envoi de la commande au fournisseur, la facturation et paiement. L’objectif du e-procurement est d’automatiser ce process pour éviter l’impression de catalogues papier (souvent caduc dès la sortie de chez l’imprimeur), les commandes par téléphone ou par mail (souvent ressaisies à la main côté fournisseur), les aller-retours concernant les déclinaisons de tailles et de couleurs, les états de stocks et les factures envoyées par courrier.

Il s’agit donc de digitaliser tous les achats BtoB des entreprises : une petite révolution.

Le Punch-out consiste à « pousser » un catalogue fournisseur en front client pour digitaliser la première étape de ce processus. Cela évite la ressaisie de fiches produits mais nécessite la possibilité d’ajustements : changer ou cacher des informations (le prix) ou choisir les produits à pousser par exemple.

Quelques chiffres-clés sur le e-procurement

Une étude réalisée par Fed Supply & Leyton en 2020 révèle que 49 % des entreprises interrogées affirment ne pas utiliser de solutions d’e-procurement, alors que plus de deux tiers d’entre elles gèrent des volumes d’achats annuels supérieur à 10 millions d’euros.

Le e-procurement représente un gain en productivité indiscutable mais les entreprises peinent visiblement à trouver la bonne solution d’e-procurement et à changer les habitudes de leurs services achats.

Il existe plusieurs applications spécialisées en e-procurement dont les leaders sont Ariba et Basware mais encore faut-il que le client final puisse accéder au catalogue fournisseur pour passer commande. C’est tout l’objectif du punch-out : faire le lien entre le client final et l’interface du fournisseur via le logiciel de e-procurement (Ariba, Basware, ORFEO, …) qui doit enregistrer la commande. L’idéal est d’offrir au client une interface qui corresponde à ses habitudes de consommateur : un site PrestaShop par exemple.

Soledis, agence partenaire Platinum de PrestaShop, est spécialisée en e-commerce BtoB. C’est en capitalisant sur ses 20 années d’expériences et les 350 sites déjà réalisés sur PrestaShop que nous avons développé une solution de punch-out pour nos clients BtoB.

Les avantages du punch-out

Cette logique du punch-out permet de raccourcir les délais, réaliser des économies et faciliter la mise en place d’un reporting donnant une vision globale sur les achats de l’entreprise et ainsi mieux les maitriser.

Gagner du temps

Plus personne ne doit saisir des fiches produit ou importer un fichier Excel à la main ou encore veiller à faire les mises à jour ! Le catalogue est actualisé en temps réel depuis la base de données du fournisseur. De même les commandes sont transmises au client via la solution de e-procurement avec un simple clic et en respectant le processus de validation interne défini.

Encore faut-il bien paramétrer la gestion de flux pour sélectionner les données du catalogue fournisseur qui doivent apparaître et les modifications qui doivent être apportées. Soledis accompagne bien sûr ses clients dans cette étape technique de paramétrage de PrestaShop et sur la mise en œuvre d’interfaces avec leur ERP.

Faire des économies

Tout gain de temps est un gain d’argent ! Vos ressources humaines vont gagner en valeur ajoutée en se concentrant sur des tâches d’analyse des rapports mis en place avec le punch-out.

Selon l’APECA, les coûts d’une transaction standard sont estimés en moyenne à 95 € et ceux d’une transaction 100 % digitale (de la sélection des produits jusqu’au paiement) à moins de 19€.

Prendre de la hauteur

De façon générale, la gestion de flux centralise les données et permet de collecter facilement les informations qui peuvent vous intéresser dans le cadre d’un tableau de bord de gestion : CA, nombre de commandes, panier moyen, produits en vogue, récurrence des clients… Soledis, à travers son offre NodalVision et son expertise de Google Data Studio, est également expert de la conception de tableaux de bord de ce type et de la gestion de flux qui y est associée.

Le développement du punch-out sur votre site PrestaShop

Devant la demande grandissante de ses clients BtoB, le studio de développement de Soledis a conçu un module PrestaShop sur devis qui permet la prise en charge du catalogue fournisseur dès lors qu’il est converti en index : un fichier exportable qui définit des règles d’affichage des éléments du catalogue (prix négociés, sélection des produits…). Le module définit également les règles d’accès à cet index en utilisant l’authentification de l’utilisateur sur l’interface Prestashop.

Cette plateforme d’achat PrestaShop qui permet de contrôler et de mettre en forme l’affichage de cet index aux utilisateurs finaux doit bien sûr être personnalisée. Il faut par exemple désactiver les fonctions de livraison, les étapes de paiement, les étapes de validation du process de commande…

Et enfin, dans le panier de PrestaShop, l’acheteur peut choisir de « rapatrier le panier » pour qu’il soit transmis à la solution de e-procurement. Le panier sera alors converti en « demande d’achat » et soumis au processus interne d’approbation du système de e-procurement.

Déjà en place chez des grands comptes de Soledis au profit des achats d’entreprises du CAC40 ou encore de LEROY MERLIN… ce module semi-standardisé constitue une première brique facile d’accès dans votre démarche de digitalisation de votre service achat.